Cách giảm kích thước tệp pdf [2020]

Đã bao giờ bạn rơi vào trường hợp cần gửi tệp PDF thông qua email cho khách hàng nhưng dung lượng tệp lại quá lớn? đặc biệt là khi bạn không thể nén tệp đó?

Tìm cách giảm kích thước tệp pdf không quá khó. Sau đây là một số cách đơn giản bạn có thể thực hiện:

1. Sử dụng công cụ online

Hiện nay có rất nhiều công cụ giảm dung lượng tệp pdf online phổ biến như smallpdf, ilovepdf với cách sử dụng rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập đường dẫn https://smallpdf.com/compress-pdf.

Bước 2:  Chọn Choose Files và tìm đến tệp pdf bạn cần giảm kích thước hoặc kéo tệp đó vào khu vực màu đỏ như trong hình dưới.

Giảm kích thước tệp pdf bằng smallpdf (1)

Bước 3: Quá trình upload sẽ tự động diễn ra. Tốc độ tùy thuộc vào kích thước tệp mà bạn tải lên, đối với các tệp nhỏ vài chục MB thường chỉ mất vài giây.

Bước 4: Bạn có thể thấy dung lượng tệp được giảm đi 40% ở gói nén cơ bản (miễn phí) và 75% ở gói nén mạnh (trả phí). Trong trường hợp này mình sẽ chọn nén cơ bản.

Giảm kích thước tệp pdf bằng smallpdf (2)

Bước 5: Đợi cho quá trình nén kết thúc và tải tệp xuống.

Giảm kích thước tệp pdf bằng smallpdf (3)

SmallPDF có phiên bản tiện ích mở rộng trên Chrome, bạn có thể cài đặt tiện ích này để giảm kích thước tệp PDF thuận tiện hơn.

Lưu ý rằng có nhiều người lo ngại về tính bảo mật của các công cụ online này. Nếu tệp PDF của bạn là quan trọng thì hãy thử các cách an toàn hơn bên dưới nhé.

2. Sử dụng phần mềm

Một cách đơn giản và an toàn hơn các công cụ online là sử dụng một phần mềm chuyên về giảm kích thước tệp PDF. Trong đó phải kể tới ReducePDFSize. Đây là phần mềm có giao diện cực kỳ đơn giản và hoàn toàn miễn phí.

Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm ReducePDFSize dành cho Windows ở đây.

Bước 2: Mở phần mềm chọn File -> Add PDF files và tìm đến File bạn muốn nén.

Bước 3: Chọn File -> Reduce PDF File Size và chọn thư mục để lưu tệp sẽ được nén. Lưu ý rằng tệp sau khi nén phải nằm khác thư mục với tệp gốc.

Giảm kích thước tệp PDF với phần mềm ReducePDFSize

Bước 4: Đợi quá trình kết thúc và kiểm tra tệp nén.

Giảm kích thước tệp PDF với phần mềm ReducePDFSize (2)

3. Sử dụng Microsoft Word

Trong Word, để chuyển đổi một tài liệu thành PDF, bạn có thể sử dụng công cụ Save As. Tùy chọn này thường tạo ra tệp khá nhỏ, tùy thuộc vào số lượng hình ảnh trong tài liệu của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy kích thước tệp pdf vẫn còn quá lớn, có một tùy chọn khác để tạo ra tệp nhỏ hơn đáng kể.

Bước 1: Mở tài liệu Word bạn muốn chuyển đổi sang PDF.

Bước 2: Chọn File -> Save As. Trong menu Save as type, chọn PDF và nhập tên cho tệp. Ở tùy chọn Optimize for, chọn Minimum size (publishing online).

Giảm kích thước tệp pdf bằng MS Word

Giảm kích thước tệp pdf bằng MS Word (2)

4. Sử dụng Adobe Acrobat Pro

Nếu bạn sở hữu Adobe Acrobat thì mọi chuyện còn dễ dàng hơn nhiều. Có hai cách để sử dụng Adobe Acrobat để giảm kích thước tệp PDF:

a. Sử dụng Reduced Size PDF

Bước 1: Mở Acrobat và tìm đến tệp PDF.

Bước 2: Chọn File -> Save As Other -> Reduced Size PDF.

Giảm kích thước tệp pdf bằng adobe acrobat pro (3).png

Bước 3: Bạn sẽ được chỉ định phiên bản Acrobat nào bạn muốn lưu -> OK. Tốt nhất nên chọn từ Acrobat X trở lên, vì phiên bản này vẫn được sử dụng rộng rãi. Các phiên bản mới hơn sẽ tạo ra các tệp nhỏ hơn, nhưng chúng sẽ không tương thích ngược (tệp không mở được trên các phần mềm Acrobat cũ).

Phương pháp này nhanh chóng và đơn giản nhưng có thể làm giảm chất lượng hình ảnh và loại bỏ chữ ký số. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách PDF được nén trong Acrobat thì hãy sử dụng PDF Optimizer.

b. Sử dụng PDF Optimizer

Đôi khi bạn sẽ muốn chỉ định rõ thành phần nào trong tài liệu cần được giảm kích thước hoặc xóa bỏ. Trong trường hợp này, bạn nên chọn công cụ tối ưu hóa PDF của Acrobat.

Bước 1: mở tệp PDF bằng Acrobat, chọn File -> Save as Other -> Optimized PDF.

Bước 2: Click chọn Audit space usage ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy một bảng thông tin như thế này:

Giảm kích thước tệp pdf bằng adobe acrobat pro (1)

Bước 3: Tính năng này cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các thành phần nào của tệp sẽ bị cắt giảm. Chọn checkbox bên thanh trái màn hình (Image, Fonts, Discard Objects,…) sau đó tùy chỉnh các thông số trong mỗi checkbox ->  chọn Ok để lưu.

Giảm kích thước tệp pdf bằng adobe acrobat pro (2)

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các thông số trong Optimized PDF tại bài hướng dẫn này của Adobe.

Leave a Comment