Cách sử dụng Outlook hiệu quả

Với các địa chỉ email hấp dẫn đang bị thiếu hụt, nhiều người đã chuyển từ Gmail sang Outlook.com vì điều này mang lại cho họ cơ hội đăng ký địa chỉ email họ muốn cao hơn và cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn chỉ có ở Outlook.

Bài viết này sẽ cung cấp một số mẹo và thủ thuật hữu ích để bạn có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả hơn.

Làm thế nào để sử dụng Outlook hiệu quả?

Dù muốn hay không, email có lẽ là một phần quan trọng trong cuộc sống của bạn. Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn sử dụng nó để giữ liên lạc với bạn bè và gia đình, liên lạc với đồng nghiệp cho công việc, để mua đồ trực tuyến và cho nhiều thứ khác.

Kể từ năm 2012, hơn 400 triệu người đã chọn Outlook.com làm dịch vụ email mà họ lựa chọn. Bằng cách kết hợp email, danh bạ, tác vụ và lịch, Microsoft đã tạo ra một trong những dịch vụ email tốt nhất trên thế giới và thuyết phục nhiều người dùng chuyển sang từ các dịch vụ email khác, cụ thể là Gmail.

Không giống như Gmail, Outlook không quét email hoặc tệp đính kèm để tìm thông tin quảng cáo. Nó cũng giúp người dùng chống lại sự lộn xộn của hộp thư đến, lọc thư rác, hay tự động tách các email quan trọng khỏi các email kém quan trọng hơn.

Một số cách đơn giản sau đây sẽ giúp bạn trong việc quản lý Outlook tốt hơn:

Cách tổ chức email trong Outlook

Hộp thư ưu tiên là tính năng sẽ giúp bạn phân loại thư đến tốt hơn.

Để bật hộp thư đến ưu tiên (Focused inbox), hãy làm theo hướng dẫn sau:

  1. Truy cập Outlook.com.
  2. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
  3. Truy cập cài đặt ở góc trên bên phải màn hình.
  4. Bật Hộp thư đến Ưu tiên.

Thêm tính năng hộp thư đến ưu tiên trong Outlook

Hộp thư đến của bạn bây giờ sẽ chia làm hai: Ưu tiênKhác. Hộp thư đến Ưu tiên chứa các email quan trọng, các email còn lại sẽ được lưu trữ tại hộp thư khác.

Giống như Yahoo, mặc dù Outlook rất thông minh trong việc xác định email nào nên được ưu tiên và email nào không, thỉnh thoảng nó vẫn mắc lỗi. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng sửa bất kỳ lỗi nào như vậy bằng việc dạy Outlook cách di chuyển mail đến đúng chỗ:

  1. Nhấp chọn email bị phân loại sai
  2. Nhấp vào Di chuyển tới trong thanh menu phía trên
  3. Chọn luôn di chuyển đến hộp thư Khác / Ưu tiên

Nếu bạn chỉ muốn di chuyển email đang đọc mà không phải tất cả email từ người gửi, chọn Di chuyển đến hộp thư Khác / Ưu tiên.

Phân loại mail thủ công trong Outlook

Cách sử dụng lịch trong Outlook

Nằm ở góc dưới bên trái của Outlook.com là biểu tượng tờ lịch có thể đưa bạn tới thẳng lịch Outlook. Mặc dù trông có vẻ đơn giản, nhưng lịch của Outlook mạnh mẽ hơn mọi người vẫn thường nghĩ.

Ví dụ, nó có thể tự động thêm các sự kiện, chẳng hạn như các chuyến bay, đặt phòng khách sạn, thuê xe, giao hàng, đặt chỗ ăn uống,… tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức.

Cách quản lý lịch trong Outlook:

  1. Đăng nhập vào Outlook
  2. Nhấp vào nút cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải.
  3. Chọn xem tất cả cài đặt Outlook
  4. Chọn Lịch -> Sự kiện từ email
  5. Bên dưới mục Thêm các sự kiện này từ email vào lịch của tôi, bạn có thể thiết lập từng sự kiện một. Ví dụ, đối với đặt vé máy bay, bạn sẽ chọn Hiển thị tóm tắt sự kiện trong email và trên lịch của tôi.

Quản lý lịch trong Outlook

Cách quản lý tác vụ trong Outlook

Một người dùng Outlook thường sẽ dùng lịch để quản lý các tác vụ của mình, nhưng bạn sẽ tìm thấy một số tác vụ phù hợp với danh sách các việc cần làm hơn. Microsoft hiểu rõ điều này và đã tích hợp tính năng To Do vào Outlook từ cuối năm 2018.

To Do trong Outlook

Đây là cách sử dụng tác vụ trong Outlook:

  1. Đăng nhập vào Outlook
  2. Nhấp vào dấu 3 chấm nằm ở góc dưới bên trái -> To Do
  3. Một màn hình mới sẽ được mở ra, tại đây bạn có thể thêm danh sách các việc cần làm cho mình.

To Do trong Outlook 2

Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa các tác vụ bằng ứng dụng Microsoft To Do trên Android và iOS, đây là một cách tuyệt vời để sử dụng Outlook một cách hiệu quả.

Hướng dẫn cách thêm tài khoản Gmail vào Outlook

Kể từ 2019, người dùng Outlook có thể nhận và gửi email từ tài khoản Gmail ngay tại Outlook.com.

Sau đây là cách bạn có thể thêm tài khoản Gmail vào Outlook.com:

  1. Đăng nhập vào Outlook.com
  2. Nhấp vào Cài đặt > Xem tất cả cài đặt Outlook
  3. Nhấp chọn Thư > Đồng bộ email
  4. Tại mục tài khoản liên kết, nhấp chọn Gmail (nếu bạn muốn thêm tài khoản khác gmail, chọn tài khoản email khác)
  5. Bạn sẽ được chuyển hướng tới trang của Google. Tại đây sẽ hiển thị tất cả tài khoản Gmail của bạn, click chọn tài khoản bạn muốn và nhấn tiếp tục > cho phép.
  6. Vậy là xong, tài khoản Gmail đã liên kết thành công sẽ được hiển thị bên dưới mục Quản lý tài khoản liên kết của bạn.

Đồng bộ hóa Gmail với Outlook

Kết luận

Bây giờ bạn đã biết một số mẹo để có thể tổ chức Outlook một cách chuyên nghiệp. Tất cả các mẹo trong bài viết này đều là những điều cơ bản mà hầu hết mọi người mới sử dụng nên biết để sử dụng Outlook hiệu quả hơn.

Leave a Comment